Informativa e trattamento dati | SIN | Società Italiana Nefrologia

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI SOCI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 2016/679

La Società Italiana di Nefrologia (“SIN”), con sede in Roma, Viale dell’Università, 11, e-mail: nefrologia@sinitaly.org, PEC: nefrologia.sin-ergy@legalmail.it, in qualità di Titolare del trattamento, in piena adesione alle disposizioni contenute all’art. 13 del Regolamento generale sulla protezione dei dati personali UE 2016/679 (d’ora in poi anche “RGPD”) e del Codice in materia di protezione dati personali, così come modificato dal D.Lgs n.101/2018, desidera fornire le seguenti informazioni con riferimento al trattamento dei Suoi dati personali.

RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI (RPD-DPO)

Al fine di meglio tutelare gli Interessati, nonché in ossequio al dettato normativo, il Titolare ha nominato un proprio RPD (Responsabile della protezione dei dati personali), che è possibile contattare scrivendo al Titolare oppure alla casella di posta elettronica certificata dposin@legalmail.it.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO, TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI, BASE GIURIDICA, NATURA DEL CONFERIMENTO, TEMPI DI CONSERVAZIONE

Finalità	Tipologia di Dati trattati	Base Giuridica	Natura del conferimento	Tempo di conservazione
A. Gestione del rapporto associativo, come da Statuto e Regolamenti interni (comprese Sezioni Regionali o Interregionali e Gruppi di Progetto)	Dati comuni, quali, ad esempio, nome e cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, residenza, domicilio, recapiti completi, fisici e telefonici (anche cellulare), PEC ed e-mail, credenziali di accesso al sito web sinitaly.org, firme autografe, azienda/Ente di appartenenza, professione, qualifica, livello e, in generale, informazioni necessarie per l’esecuzione del contratto, quali dati personali contenuti nelle autocertificazioni trasmesse; coordinate bancarie di conto corrente e/o dati comunque relativi al sistema di addebito dei pagamenti; curriculum vitae; fotografia; numero del documento di identità o riconoscimento	Esecuzione del contratto di cui l’interessato è parte (o di misure precontrattuali)	Il conferimento dei dati è obbligatorio, e in mancanza di conferimento non sarà possibile essere Socio SIN	Salvi gli obblighi di legge che impongano tempi di conservazione maggiori, i dati saranno conservati per tutta la durata del rapporto associativo
B. Esecuzione dei servizi richiesti alla SIN a cui può accedere il Socio e inserimento del nominativo negli elenchi degli iscritti esistenti sul sito SIN alla “Sezione Soci”
C. Adempimenti di obblighi legali e fiscali a cui è tenuta la SIN		Obblighi di legge a cui è tenuto il Titolare
D. Gestione di eventuali contenziosi		Legittimo interesse del Titolare		I dati saranno conservati per tutta la durata dell’eventuale contenzioso
E. Iscrizione a European Renal Association (ERA) al costo agevolato, sulla base di apposita convenzione stipulata con SIN	Dati anagrafici e dati di contatto	Consenso dell’interessato	Il conferimento dei dati è facoltativo e il mancato conferimento non rende possibile, secondo la richiamata convenzione, l’iscrizione a European Renal Association al costo agevolato SIN. In alternativa, l’iscrizione all’ERA, per gli interessati, resta garantita secondo i canali ordinari.	Salvi gli obblighi di legge che impongano tempi di conservazione maggiori, i dati saranno conservati, dalla SIN, per tutta la durata del rapporto associativo
F. Pubblicazione sul sito web SIN della fotografia del Socio in occasione della pubblicazione, sul medesimo sito, di news, eventi, campagne, ecc.	Immagine fotografica	Consenso dell’interessato	Il conferimento dei dati è facoltativo e il mancato conferimento non rende possibile la pubblicazione della fotografia sul sito web SIN.	Salvi gli obblighi di legge che impongano tempi di conservazione maggiori, i dati saranno conservati, dalla SIN, per tutta la durata del rapporto associativo

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

3.1 La raccolta dei dati avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

3.2 Il trattamento avviene in modalità cartacea e/o elettronica, assicurando idonee misure di sicurezza in adesione all’art. 32 del RGPD.

3.3 La SIN non esegue attività di profilazione.

CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI E DIFFUSIONE DEI DATI

4.1 I dati personali saranno trattati all’interno della SIN dal solo personale dipendente autorizzato al trattamento (artt. 4.10, 29, 32.4, RGPD) e dal Responsabile per la protezione dati personali.

4.2 La SIN potrà avvalersi dei seguenti soggetti esterni:

soggetti che erogano servizi tecnico/informatici;
soggetti che erogano servizi di web hosting, gestione e manutenzione del sito web;
soggetti che erogano servizi di comunicazione telematiche.

4.3 Con riferimento alla finalità A) del punto 2., l’indirizzo di posta elettronica del Socio potrà essere comunicato ai candidati alla carica di Presidente allo scopo di gestire al meglio le procedure di elezione/rinnovo degli organi sociali, per agevolare la piena partecipazione dei Soci alle dinamiche SIN e una migliore conoscibilità delle candidature in corso, nonché al fine di dettagliare le linee programmatiche dei candidati e di rendere gli stessi direttamente disponibili per ulteriori richieste o approfondimenti, fermo restando il rispetto dei principi di necessità, finalità e minimizzazione, ai sensi dell’art. 5 del Reg. UE 2016/679.

4.4 Con riferimento alla finalità A) del punto 2., il nome, il cognome, il numero di cellulare e l’indirizzo di posta elettronica del Socio, potranno essere comunicati ai Presidenti delle Sezioni Regionali e Interregionali e ai Coordinatori dei Gruppi di Progetto, organismi associativi che svolgono a pieno titolo le attività istituzionali della SIN, come previsto dallo Statuto della Società, per le sole finalità associative, fermo restando il rispetto dei principi di necessità, finalità e minimizzazione, ai sensi dell’art. 5 del Reg. UE 2016/679. Tali soggetti sono appositamente autorizzati al trattamento dei dati dal titolare mediante nomina ai sensi degli artt. 4.10, 29, 32.4, RGPD.

4.5 Con riferimento alla finalità E (Iscrizione a European Renal Association (ERA) al costo agevolato SIN), previo libero consenso del Socio, i suoi dati anagrafici e di contatto vengono comuncati (meglio di trasferiti?) a ERA per il perfezionamento dell’iscrizione e, da quel momento in avanti, ERA agisce in qualità di autonomo Titolare del trattamento.

4.6 È fatta salva, in ogni caso, la comunicazione di dati richiesti, in conformità alla legge, dall’autorità di pubblica sicurezza, dall’autorità giudiziaria o da altri soggetti pubblici per finalità di difesa, sicurezza dello stato ed accertamento dei reati, nonché la comunicazione all’autorità giudiziaria in ottemperanza ad obblighi di legge, laddove si ravvisino ipotesi di reato.

4.7 Al di fuori dei predetti casi, i Suoi dati personali non vengono in nessun modo e per alcun motivo comunicati a terzi, né sono in alcun modo diffusi.

TRASFERIMENTO DEI DATI AL DI FUORI DELLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO

5.1 Il Titolare del trattamento può avvalersi di società di servizi di comunicazione telematica, di posta elettronica, servizi cloud, che potrebbero far transitare i messaggi e le informazioni personali degli utenti anche in Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE), o che in tali Paesi potrebbero salvare copie di backup dei dati, al fine di limitare i rischi connessi ad eventuali perdite di dati. Tali società di servizi sono selezionate per affidabilità, sicurezza e rispetto della normativa vigente a tutela dei dati personali e tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46, RGPD. Il trasferimento all’estero così effettuato è in linea con tale normativa, poiché attuato solo verso Paesi che sono stati oggetto di una decisione di adeguatezza e che, dunque, garantiscono un livello di protezione dei dati personali pari a quello europeo, oppure sulla base delle “clausole contrattuali tipo” (“SCC”) emanate dalla Commissione europea il 4 giugno 2021 o norme vincolanti d’impresa. Il Titolare adotta misure per proteggere i dati personali richiedendo ai fornitori un contratto che preveda l’adozione di un livello di protezione dei dati equivalente a quello previsto dal RGPD. Gli interessati, inoltre, dispongono di diritti azionabili e mezzi di ricorso effettivi.

5.2 Per la finalità E di cui al punto 2 della presente informativa, i dati potrebbero essere trasferiti nel Regno Unito, in cui ERA ha sede legale, sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione UE del 28 giugno 2021 (COMMISSION IMPLEMENTING DECISION of 28.6.2021 pursuant to Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council on the adequate protection of personal data by the United Kingdom).

DIRITTI DELL’INTERESSATO

Nell’ottica di garantire un trattamento corretto e trasparente si comunica che agli Interessati spetta l’esercizio di un insieme di diritti ai sensi degli artt. 15-22 del RGPD, e in particolare:

Diritto	Descrizione	Modalità per renderlo effettivo
Diritto di accesso ai dati (art. 15)	Lei ha il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato. Lei ha il diritto di richiedere una copia dei dati personali oggetto di trattamento, a condizione che non siano lesi i diritti e le libertà altrui.	Richiesta modulo apposito al Titolare
Diritto di rettifica (art. 16)	Lei ha il diritto di chiedere la rettifica dei dati personali inesatti che la riguardano e di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti.	Richiesta modulo apposito al Titolare
Diritto all’oblio (art. 17)	Lei ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che la riguardano se i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati, se revoca il consenso, se non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento di profilazione, se i dati sono stati trattati illecitamente, se vi è un obbligo legale di cancellarli; se i dati sono relativi a servizi web a minori senza consenso.	Richiesta modulo apposito al Titolare
Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18)	Lei ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento: quando ha contestato l’esattezza dei dati personali (per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali); se il trattamento sia illecito e Lei chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo; se i dati le sono necessari per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, mentre al Titolare non sono più necessari; se Lei si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento.	Richiesta modulo apposito al Titolare
Diritto alla portabilità (art. 20)	Lei ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che la riguardano fornitici e ha il diritto di trasmetterli a un altro se il trattamento si sia basato sul consenso, sul contratto e se il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati, salvo che il trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri e che tale trasmissione non leda il diritto di terzo.	Richiesta modulo apposito al Titolare
Diritto di opposizione (art. 21)	Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che la riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.	Richiesta modulo apposito al Titolare
Diritto di revoca del consenso (art. 7, par. 3)	Lei ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Il consenso è revocato con la stessa facilità con cui è accordato.	Comunicazione al Titolare
Diritto di rivolgersi all’autorità Garante per la protezione dei dati personali	È fatta salva la possibilità di proporre reclamo all’Autorità di controllo ai sensi dell’art. 77 RGPD o ricorso all’autorità giudiziaria ai sensi dell’art. 140-bis del Codice in materia di protezione dati personali, così come modificato dal D.Lgs. n. 101/2018	https://www.garanteprivacy.it/home/modulistica-e-servizi-online/reclamo

TRATTAMENTO DI DATI ULTERIORI

Qualsiasi ulteriore trattamento dei dati personali diverso rispetto a quanto indicato nella presente informativa sarà prontamente comunicato prima del trattamento medesimo e sarà oggetto di raccolta di consenso, se rientrante nei casi previsti dalla normativa applicabile.

MODIFICA ALLA PRESENTE INFORMATIVA E FUTURE INFORMATIVE

La presente informativa potrà essere soggetta a modifiche che verranno adeguatamente comunicate. Inoltre, nel caso in cui la presente informativa non sia sufficiente allo scopo, saranno inviate ulteriori idonee informative.

La ringraziamo per la collaborazione e cogliamo l’occasione per porgerLe cordiali saluti.

Il Titolare del trattamento

Per la SIN

Il Presidente

Informativa del 6 settembre 2022